Før en ny studieordning (eller ændringer til en eksisterende studieordning) kan publiceres og derved blive synlig på studieordninger.aau.dk, skal studieordningen gennem et godkendelsesforløb.
Det eksisterende godkendelsesforløb for studieordninger på AAU er blevet lagt ind i systemet, således det er tydeligt at aflæse, hvor en studieordning er i godkendelsesforløb samt hvilken instans der godkender på næste trin.
Nedenfor vises godkendelsesforløbet for nye eller ændrede studieordninger i Studieordningsbasen:
Ovenstående vises, når du klikker dig ind på en studieordning, der ikke er publiceret, eller som er under redigering hos forfatteren. Den orange markering angiver på hvilket trin i godkendelsesforløbet, studieordningen befinder sig.
I eksemplet nedenfor kan du vælge ’Afbryd oprettelse’ (se markering nedenfor):
Dette indikerer, at studieordningen pt. ikke er publiceret. Hvis du klikker på ’Afbryd oprettelse’, vil studieordningen blive slettet.
Hvis studieordningen i stedet havde været publiceret, ville du i stedet kunne vælge mellem ’Afbryd redigering’ og ’Afpublicer’, som kan ses på markeringen nedenfor. Førstnævnte vil fjerne eventuelle ændringer, du er ved at lave til en allerede publiceret studieordning, mens sidstnævnte vil fjerne studieordningen fra den offentlige visning og bringe den i redigeringstilstand:
Første trin i godkendelsesforløbet er ’Hos forfatter’. Det betyder, at studieordningens forfatter er i gang med at foretage ændringer i en eksisterende studieordning eller oprette en ny studieordning. Når forfatteren er færdig med sine indtastninger og ønsker at sende studieordningen til godkendelse hos studienævnet, klikker vedkommende på ’Send til studienævnet’. Derefter får studieordningen følgende status:
Herefter skal hhv. studienævnet, instituttet og fakultet godkende studieordningen, før den til sidst opnår status ’Publiceret’ og er tilgængelig i den offentlige visning.
Hver gang du flytter en studieordning til et nyt trin i godkendelsesforløbet, vil du have mulighed for at orientere studieordningens interessenter:
Systemet viser en oversigt over, hvem der er administratorer for studieordningen på alle niveauer samt eventuelle forfattere. Du kan her markere en eller flere personer, der skal modtage en orienteringsmail om statusskiftet. Systemet autogenererer teksten i emnefeltet og indholdet af orienteringsmailen, som du har mulighed for at redigere før afsendelse. Hvis du klikker på ’Ok’, sendes orienteringsmailen, og studieordningen skifter til det næste trin i godkendelsesforløbet.
Ønsker du ikke at orientere nogen om statusskiftet, skal alle afkrydsningsbokse være tomme.
Se i øvrigt afsnittet om adgange og rettigheder for mere information om adgang til at ændre og oprette studieordninger.