Før et nyt modul kan publiceres, skal modulet gennem et godkendelsesforløb.
Godkendelsesforløbet bruges også, når du ønsker at lave ændringer til allerede publicerede moduler - vær dog opmærksom på, at en del felter kan ændres på et publiceret modul, uden at modulet skal igennem godkendelsesforløbet igen.
Billedet nedenfor viser, hvordan godkendelsesforløbet for nye eller ændrede moduler i Modulbasen er:
Ovenstående vises, når du klikker dig ind på et modul, der ikke er publiceret, eller som er under redigering hos forfatteren. Den orange markering angiver hvilket trin i godkendelsesforløbet, modulet befinder sig på.
Første trin er ’Hos forfatter’. Dette betyder, at modulets forfatter er i gang med at foretage rettelser i et eksisterende modul eller er ved at oprette et nyt modul. Når forfatteren er færdig med sine indtastninger og ønsker at sende modulet til godkendelse hos studienævnet, klikker vedkommende på ’Send til studienævnet’. Derefter får modulet følgende status:
Herefter skal hhv. studienævnet, instituttet og derefter fakultetet godkende modulet, før det til sidst opnår status som ’Publiceret’ og dermed bliver tilgængeligt i den offentlige visning.
Hver gang et modul flyttes til et nyt trin i godkendelsesprocessen, vil der være mulighed for at orientere modulets interessenter (dvs. forfatter(e) og administratorer):
Du kan i oversigten markere en eller flere personer, der skal modtage en orienteringsmail om statusskiftet. Systemet autogenererer teksten i emnefeltet og indholdet af orienteringsmailen, som du dog har mulighed for at redigere inden afsendelse. Herudover indeholder orienteringsmailen også et link til modulet, så modtageren/modtagerne let kan finde frem til det i Modulbasen.
Du sender orienteringsmailen ved at klikke på ’Ok’. Ønsker du ikke at orientere nogen om oprettelsen eller ændringen af et modul, skal alle afkrydsningsbokse være tomme, når du trykket ’Ok’.
Se i øvrigt afsnittet Hvem kan hvad i Modulbasen? for mere information om adgang til at ændre, oprette og slette moduler.